Nastavení ekonomického systému a jejich význam při vystavování faktur
Nastavení ekonomického systému v GoodEshopu určují, kdy a jak se faktury vystavují, zda se odesílají emaily a jak se zpracovávají zálohy a dobropisy. Hlavní ovládací prvky naleznete dole na stránce https://goodeshop.cz/accounting po aktivaci napojení, kde zapínáte automatickou fakturaci a další přepínače pro chování fakturace. Správné nastavení šetří čas a snižuje riziko manuálních chyb při vystavování faktur.
Přehled hlavních nastavení
Hlavní nastavení je „Automatická fakturace“ s přepínači jako automatické vystavení faktury po vytvoření nebo změně stavu objednávky, automatické vystavení ostré faktury po úhradě zálohové, automatické odeslání emailu a vystavení faktury po úhradě objednávky. Tyto přepínače určují základní automatické chování systému při vytváření faktur a jsou dostupné po aktivaci ekonomického systému na stránce.
Šablony, předvyplněná pole a datum vystavení
V nastavení můžete vložit speciální slova, která se při vystavení faktury doplní automaticky z objednávky, například „{order.number}“, „{order.amount}“ nebo „{order.client.email}“. Přednastavená pole pro položky a klienta se vyplní podle těchto proměnných a prázdná pole doplní ekonomický systém. Datum vystavení se standardně doplňuje z data objednávky, případně jej můžete mít vždy aktuální den nastavením prázdného pole „Faktura - Datum vystavení“.
Podrobnější pravidla (řádky nastavení)
Po kliknutí na „Podrobnější nastavení“ můžete přidávat libovolný počet řádků pravidel. Ke každému řádku definujete typ faktury (Ostrá, Zálohová, Dobropis), stav objednávky, typ dodání a typ platby při kterých se má faktura vystavit. Tato pravidla umožňují přesně mapovat obchodní logiku eshopu pro chování fakturačního procesu a používat různé typy faktur pro různé kombinace stavů a plateb.
Praktické tipy při používání nastavení
Pokud se vám po změně nastavení nezdá synchronizace, klikněte na tlačítko „Načíst údaje“ pro okamžité načtení číselníků, bankovních účtů a dalších údajů z ekonomického systému. Některé funkce jako automatické překonvertování zálohové faktury na ostrou nebo odeslání emailů závisí na podpoře dané platformy a její API, proto si ověřte dostupnost těchto možností u poskytovatele.
Co znamená „Automatické vystavení faktury po změně stavu objednávky“?
Když je toto nastavení zapnuto, systém automaticky vystaví fakturu při dosažení zvoleného stavu objednávky nebo hned po přijetí objednávky, podle pravidel které si nastavíte v sekci nastavení. Volby stavu jsou načteny z vašeho eshopu a můžete je mapovat na různé typy faktur.
Jak nastavit, aby se vystavila zálohová faktura při platbě převodem a ostrá po úhradě?
Použijte řádek v „Podrobnějších nastaveních“ kde zvolíte typ faktury „Zálohová faktura“ s podmínkou typu platby „Převodem na účet“ a dále aktivujte možnost „Automatické vystavení ostré faktury po úhradě zálohové“. Pokud poskytovatel ekonomického systému tuto funkcionalitu podporuje, systém následně vytvoří ostrou fakturu po přijetí platby.
Proč se nezobrazují některá nastavení v mém účtu?
Některá nastavení se nezobrazí, pokud daný ekonomický systém nepodporuje příslušnou funkcionalitu nebo pokud nejsou dostupná přes jeho API. V takovém případě funkce není k dispozici a doporučujeme ověřit požadovanou funkcionalitu u dodavatele ekonomického softwaru nebo administrátora účtu.